¡¿Época de dar, recibir o pedir?!

¡¿ÉPOCA DE DAR, RECIBIR O PEDIR?!

Aunque suena como un cliché, la época navideña es para muchos la más bonita del año, ese espíritu que despierta la navidad no se encuentra en otra fecha, existe más cordialidad, generosidad y como parte de esta, la entrega y recepción de regalos entre la familia, los amigos, colegas, clientes, proveedores, entre otros. Los regalos no son exclusivos de la época navideña, pero sí son más comunes en esta temporada en las relaciones comerciales.

Los regalos pueden tener diversas denominaciones como obsequios, donación, invitaciones, atenciones, y ser de distintas clases: objetos, viajes, alimentos en restaurantes, hospedaje, boletos de avión, descuentos especiales, entretenimiento, capacitaciones, locales o internacionales. En cuanto al beneficiario de los regalos, este debiera ser el receptor; sin embargo, por prohibiciones o evadir controles, podría ser en apariencia un tercero.

Entre los regalos, también están los que se dan internamente por diversas razones, los que se originan de donaciones, tanto para las organizaciones como para terceros.

Política de regalos.
Cada vez más, las organizaciones están incluyendo en su gobierno corporativo, no solo la regulación sobre la aceptación de regalos, sino también la entrega de estos ya sea en una política de regalos o incluida en otras normativas o en procedimientos. Lo recomendable es que, se encuentre unificada, que incluya entre los beneficiarios a la organización, colaboradores, altas autoridades, así como la entrega dentro y fuera de esta.

Algunas organizaciones prohíben expresamente la recepción o entrega de regalos y otras, lo permiten bajo ciertas condiciones, considerando la clase de regalo, su monto, procedencia, beneficiario, procedimiento, sanciones, así como otros aspectos que se deben tomar en cuenta.

Los regalos también pueden ser parte de una política de donaciones que debiera considerar los puntos antes expuestos.

Es importante que, la normativa sea lo suficientemente clara y completa para evitar su incumplimiento o una interpretación subjetiva.

Un tema es dar y recibir regalos y otra, pedirlos para actividades especiales, lo que podría tener algunos efectos en proveedores y clientes ante tal solicitud, fomentando el incumplimiento de la política de regalos; y en cuyo caso, por temor a posible deterioro o terminación injustificada de la relación comercial o aplicación de criterios subjetivos y arbitrarios en los servicios que se le brindan a los clientes, puedan acceder o bien, negarse y aceptar el riesgo que eso representa, y en ambos casos podrían proceder a denunciar tal situación, especialmente cuando la organización tiene canales de denuncia confiables.

¿De-risking de los regalos?
Si es una tradición tan antigua, y posiblemente a muchos les agradaría recibir un regalo, ¿por qué las organizaciones debieran limitar o prohibir totalmente su entrega o recepción, en tiempos actuales? Un regalo puede ser una muestra de afecto, agradecimiento o deferencia, también podría llevar una intención oculta que busca provocar un comportamiento no ético, ceguera voluntaria, actos prohibidos o ilegales, poco ortodoxos, conflictos de interés, y generar riesgos legales, de cumplimiento, reputacionales u operacionales.

Algunas organizaciones prefieren elegir el de-risking de los regalos, eliminando los riesgos que pudiera implicar la recepción o entrega, y otras, deciden gestionar el riesgo, regulando el tema de los regalos. En cualquier situación, lo recomendable es aplicar las mejores prácticas que les permitan actuar con transparencia frente a las partes interesadas.

¿Qué efectos tiene este tipo de regulaciones frente a terceros?
La política de regalos en las organizaciones, y su adecuada gestión, junto con otras acciones, promueven, en mayor o menor impacto, una libre competencia, expresan transparencia, conductas éticas en los negocios, materializando así sus valores, lo que genera valor a las partes interesadas y transmiten confianza al evitar o rechazar algunas prácticas que se realizan en perjuicio de sus partes interesadas y de terceros, prácticas que podrían afectar los productos o servicios disponibles en el mercado, la inclusión de nuevos, el precio, oferta, calidad, garantías, condiciones contractuales, competidores, por mencionar algunos.

Es importante aclarar que, sin hacer mención de la forma, si una organización, especialmente las pequeñas, no cuentan con tal política, no significa que no tengan conductas éticas, que sus acciones tengan un sentido contrario a lo recién expresado, y que no están gestionando sus riesgos,; sin embargo, existen organizaciones que por su tamaño, ubicación, sector o industria, incursión en nuevos mercados, sí debieran contar con esta y otras políticas, ya sea como una buena práctica, como parte de una gestión de riesgos y de programas de cumplimiento.

Ciertos países tienen leyes para defender, promover y fortalecer la libre competencia, eliminar el soborno entre organizaciones privadas, por lo que una política de regalos ya no es una opción sino una obligación para evitar penalizaciones o consecuencias mayores que pudieran afectar al negocio y generar otros riesgos.

Personalización:
Cada organización debe elaborar su propia política, previa evaluación, y posteriormente, darle seguimiento y actualización.

Para concluir, no hay que olvidar que, una política por sí sola, aunque sea muy completa, no conseguirá su finalidad si no existe una cultura organizacional, compromiso de las altas autoridades (tone at the top), una adecuada gestión del Compliance y riesgos. Para tener mejores resultados, especialmente en esta época, es importante la publicidad de esta política frente a terceros, por lo que las instalaciones físicas, comunicación interna, páginas electrónicas de las organizaciones y sus redes sociales son un lugar adecuado para darla a conocer junto con los canales de comunicación o recordar su cumplimiento.

Les deseo muy Felices Fiestas, y si su normativa se los permite, que entreguen y reciban muchos regalos, especialmente en el ámbito personal, que no provoquen ningún conflicto de interés y que únicamente lleven la intención de agradar y agradecer las correctas acciones. Muy Feliz Año.