Siete desafíos de Compliance en el Sector Público Parte IV

Maria Dolores Troiano

El rol de las oficinas compradoras y el rol de recursos humanos en el Sector Público

En esta entrega de los siete desafíos de Compliance en el Sector Público, se aborda el rol de dos pilares fundamentales para lograr el cumplimiento:

a) Las oficinas compradoras del Estado han mutado su organización a lo largo del tiempo, con el fin de adecuarlas a las exigencias legales en materia administrativa y penal.

Desde el inicio de los tiempos, cuando el hombre comenzó con la organización de instituciones públicas para regular su vida social, jurídica y económica, el eje central del funcionamiento del Estado han sido las oficinas compradoras. Ya sea para construir caminos, escuelas, hospitales, como para mantener la seguridad física y jurídica de los Estados, siempre se ha necesitado de la organización de las compras públicas.

En los Estados de derecho, las oficinas compradoras se manejan bajo estrictos estándares legales, para optimizar la utilización de los recursos públicos, transparentar los procesos administrativos y evitar la corrupción, el mayor flagelo al que se somete la sociedad a través de las compras públicas.

Las oficinas compradoras han mutado su organización, en líneas generales, de la siguiente manera:

1° Oficinas de licitaciones dentro de la oficina contable o de la administración general.

2° Oficinas de licitaciones y compras públicas exclusivamente.

3° Oficinas de gestión de contrataciones públicas, gestión de proveedores y gestión de bienes.

4° Oficinas de gestión de compras públicas on-line, gestión de proveedores y gestión de bienes.

El rol ampliado de las oficinas compradoras obedece fundamentalmente a la necesidad de incrementar los controles públicos, a los fines de evitar algunos delitos contra la administración pública, por ejemplo: enriquecimiento ilícito, omisión maliciosa, negociaciones incompatibles con el ejercicio de la función pública, exacciones ilegales, malversación de caudales públicos, peculado, concusión, cohecho nacional y transnacional, tráfico de influencias, fraude en perjuicio de la administración pública, entre otros.

¿Cómo puede evidenciarse que las oficinas compradoras tienen implementadas políticas de Compliance?:
– Procedimientos internos de cumplimiento, concordantes con las leyes y normas asumidas voluntariamente
– Sistemas de gestión adecuados
– Segregación de funciones coherente
– Estandarización y automatización de procesos
– Transparencia de los actos administrativos
– Participación plural e igualitaria de oferentes
– Controles internos claves
– Auditorías internas y externas
– Certificación de calidad de procesos administrativos
– Informes favorables de auditorías de órganos públicos de control

¿Cuándo surge con fuerza el Compliance en el Sector Público?: En este nuevo milenio, a raíz de grandes escándalos por corrupción de empresas constructoras, petroleras, ferrocarriles, bancos y empresas de telefonía, entre otras.

Otro factor fundamental en la contribución del Compliance en el Sector Público son los modelos de organizaciones híbridas, público-privadas, que han sido un boom desde el año 2000, y que requieren controles diferentes por parte del Estado.

Las legislaciones locales, nacionales e internacionales, han instado a este nuevo tipo de organizaciones híbridas a cumplir con los mismos requisitos legales y de control que las oficinas compradoras del Estado.

Por ejemplo: la Ley 24.156 de Argentina y la Ley 8.706 de Mendoza, Argentina, ambas de administración financiera y sistemas de control del Sector Público, incorporan este tipo de empresas a las obligadas a cumplir con los requisitos generales de contrataciones públicas, es decir, las equiparan a una oficina compradora Estatal en materia de transparencia, calidad y control de procedimientos de compras.

b) Las oficinas de recursos humanos del Sector Público han comenzado a tener un rol fundamental en materia de Compliance en este nuevo milenio.

Tradicionalmente, las oficinas de recursos humanos del Estado funcionaban como receptoras de documentación de ingreso de personal y de novedades para la liquidación de haberes (por ejemplo: licencias por enfermedad o vacaciones, novedades por matrimonio y nacimiento de hijos, bajas por jubilación de empleados y renuncias, entre otras). Además, se liquidaban los sueldos de forma cuasi automática cada mes.

Actualmente, a los fines de lograr una adecuada gestión de los recursos humanos en el Sector Público, las funciones de este departamento son, entre otras:

Funciones hard:
– Administración de sistemas de recursos humanos
– Altas y bajas de personal
– Gestión de contratos
– Carga de novedades para sueldos
– Liquidación de haberes, contribuciones y aportes de seguridad social
– Gestión de licencias por Aseguradoras de Riesgos de Trabajo
– Gestión de salud laboral y seguridad ocupacional (juntas médicas)
– Control de personal y aplicación efectiva de sanciones

Funciones soft:
– Diseño de códigos de ética o de conducta
– Diseño de puestos que contribuye al desarrollo de manuales de procedimientos y funciones
– Gestión del clima laboral y control de rotación del personal
– Organización de concursos públicos para ingreso de personal
– Diseño de carrera laboral
– Capacitaciones al personal

Gradualmente, se están incorporando como funciones soft relacionadas a Compliance, las siguientes:

– Diseño de código de ética y manuales de procedimientos en forma colaborativa

– Capacitaciones al personal en materia de Compliance, por ejemplo:
• Teóricas virtuales
• Teóricas presenciales
• Teóricas-prácticas grupales
Rol-play
• Prácticas In situ
• Simulaciones virtuales
• Fin de semana de Compliance

– Seguimiento de la aplicación efectiva del Compliance en la organización

Una pieza fundamental para lograr este cuarto desafío es la comunicación en el Sector Público, tema que veremos en la quinta entrega de este blog… ¡los esperamos!

¡¡¡Muchas gracias!!!

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