Siete desafíos de compliance en el Sector Público Parte V
El nuevo rol de las áreas de comunicación, relaciones institucionales y prensa del Sector Público
Imaginemos una organización, pública o privada, en la cual las autoridades y el Compliance Officer deciden implementar un programa de Compliance, pero sin comunicarlo dentro y fuera de la organización. Sería letra muerta, ¿verdad?
En el Sector Público, los programas de Compliance deben comunicarse a:
– Las autoridades superiores, por ejemplo: presidente, gobernador, legisladores, etc. Incluso, en algunos países, se necesitará la autorización de las autoridades citadas para llevarlos a cabo.
– Las autoridades internas de la organización, por ejemplo: directores de administración, recursos humanos, compras, etc.
– El personal de la organización.
– Proveedores.
– Ciudadanía en general.
¿Por qué es fundamental el «Tone from the top» en el Sector Público?
Al igual que en cualquier organización privada, el ejemplo de Compliance debe comenzar «desde arriba» y fluir por toda la organización.
El compromiso de las autoridades en la implementación del Compliance en el Sector Público es fundamental, y abarca desde la implementación del Código de Ética, de canales de denuncias abiertos con investigaciones de irregularidades, hasta la aplicación efectiva de sanciones.
Debe existir la posibilidad de feedback constante dentro de la organización y en todos los niveles, para «respirar Compliance».
¿Por qué es imprescindible transmitir a la ciudadanía la implementación de programas de Compliance en el Sector Público?
Desde hace más de dos décadas, la calidad, la transparencia y la participación ciudadana son pilares del Gobierno Abierto, lo cual ha contribuido a incrementar la confianza de la ciudadanía en los Estados.
La mayor parte de la población mundial mira al Estado como un cúmulo de personas con intereses políticos, sin intenciones de ayudar realmente a las comunidades a prosperar, tanto en lo económico como en lo ético.
Los programas de Compliance en el Sector Público permiten mostrar a la ciudadanía que «se pueden hacer las cosas bien», que existe gente honesta que ayuda a los pueblos a mejorar sus condiciones, sin dobles intenciones.
¿En qué contribuyen las áreas de prensa y relaciones institucionales en el Sector Público?
En primer lugar, es necesario realizar una distinción entre las funciones de ambas áreas:
– Las funciones principales del área de prensa en el Sector Público son:
• Generar documentos de prensa internos a la organización, actualizados y pertinentes.
• Generar relaciones abiertas con la prensa local, nacional e internacional.
• Difundir interna y externamente las labores internas de la organización y las relaciones con organismos y empresas locales, nacionales e internacionales.
• Generar espacios de diálogo con la ciudadanía.
– Las funciones principales del área de relaciones institucionales en el Sector Público son:
• Confeccionar el calendario oficial de actos protocolares.
• Organizar y llevar a cabo los actos protocolares dispuestos por el calendario oficial.
• Colaborar con el área de prensa en la correcta difusión de las actividades protocolares de la institución pública.
• Contribuir a la mejora de las relaciones de la institución pública con otros organismos locales, nacionales e internacionales, y fundamentalmente, con la ciudadanía.
En segundo lugar, es necesario preguntar: ¿cómo pueden las áreas de prensa y de relaciones institucionales contribuir en la implementación y fortalecimiento de los programas de Compliance en el Sector Público?
– Informando en forma oportuna y completa a los miembros de la organización y a la ciudadanía sobre el programa de Compliance que se lleva a cabo.
– Contribuyendo al cambio en la cultura organizacional mediante la capacitación en materia de comunicación a las autoridades y empleados, para:
• Ayudar a destruir las barreras defensivas en la comunicación (brecha entre el hacer y el decir). Por ejemplo: ocultar información, generar ambigüedad, chismes de pasillo, desentenderse de la propia responsabilidad, atribuir responsabilidad a otros, manifestar escepticismo, tomar compromisos a la ligera, etc.
• Afianzar los diez pilares de la comunicación:
1 – Clima de confianza mutua
2 – Clima de respeto mutuo
3 – Trato cordial
4 – Asertividad
5 – Receptividad
6 – Transparencia en la comunicación
7 – Suministro de feedback efectivo (positivo y crítica constructiva)
8 – Libertad de opinión abierta intersectorial
9 – Permiso del disenso en la toma de decisiones
10 – Adecuado manejo del conflicto, orientado a: respetar los marcos mentales, equilibrar el diálogo y la discusión, orientarse a la acción para la solución de problemas.
Para que el Compliance en el Sector Público sea efectivo, las TIC son la herramienta fundamental, tema que veremos en la sexta entrega de este blog… ¡los esperamos!
¡¡¡Muchas gracias!!!